GDPR

Politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal și confidențialitatea datelor

Începând cu data de 25.05.2018 devine aplicabil Regulamentul 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, cunoscut și sub acronimul GDPR (General Data Protection Regulation).
1. Informații generale
1.1. Operatorul de date
Operatorul care procesează datele cu caracter personal este:
SC COMARD PALARD SRL
JUD. ARAD, MUN. ARAD, STR. PREDEAL, NR.9A, BL.8, SC.E, ET.1, AP.8
34180925
J02/243/2015
office@comardpalard.ro
2. Ce sunt datele cu caracter personal?
"Date cu caracter personal" înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă ("persoana vizată") în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
3. Ce înseamnă prelucrarea datelor cu caracter personal și ce date sunt prelucrate de SC COMARD PALARD SRL ?
"Prelucrare" înseamnă orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau
distrugerea.
SC COMARD PALARD SRL colectează următoarele date:
- date de identificare: numele, prenumele, adresa de domiciuliu, adresa de corespondență, adresa de email, numărul de telefon, numărul de fax;
- semnătura clientului;
- semnătura angajatului;
- alte informații care derivă în urma prelucrărilor efectuate de SC COMARD PALARD SRL, cum ar fi:
identificatorul unic generat la nivel de SC COMARD PALARD SRL pentru fiecare client în parte, istoricul contractual, istoricul financiar, informații specifice despre serviciile contractate de la SC COMARD PALARD SRL și despre felul în care clientul le-a utilizat;
- corespondența electronică cu clientul;
4. De unde sunt obținute datele cu caracter personal pe care le prelucrează SC COMARD PALARD SRL ?
SC COMARD PALARD SRL prelucrează date cu caracter personal referitoare la Client, la mandatarii Clientului, legali sau convenționali, precum și la persoanele ale căror date sunt furnizate de către Client lui SC COMARD PALARD SRL, în vederea obținerii unui produs sau a realizării unei operațiuni/prestări de serviciu. Persoanele fizice ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate poartă denumirea de "Persoane vizate".
SC COMARD PALARD SRL se adresează următoarelor persoane vizate: angajați proprii, clienți (chiar și după încetarea relației contractuale), clienții potențiali, candidații care doresc să se angajeze în cadrul SC COMARD PALARD SRL.
Datele sunt obținute direct de la Client și/sau de la un împuternicit al Clientului (în momentul în care se completează formulare sau documente ale SC COMARD PALARD SRL, este accesată o pagină de internet, sau prin alte mijloace de comunicare). În plus, SC COMARD PALARD SRL poate obține datele de mai sus și prin consultarea unor surse externe (instituții și autorități publice, registre publice, baze de date electronice, informații disponibile în mediul online sau terți abilitați).
5. În ce scopuri prelucrează SC COMARD PALARD SRL date cu caracter personal?
Scopurile pentru care SC COMARD PALARD SRL prelucrează datele cu caracter personal sunt:
- furnizarea de servicii prin intermediul tututor canalelor disponibile în acest sens (locații fizice, internet, telefon, mesagerie electronica, etc.);
- efectuarea operațiunilor de gestionare a resurselor umane;
- efectuarea unor activități de gestiune economică, financiară și/sau administrativă în SC COMARD PALARD SRL ;
- centralizarea operațiunilor și menținerea unei baza de date interne în care să fie stocate informațiile cu privire la persoanele vizate, pentru a putea fi utilizate de către departamentele și structurile SC COMARD PALARD SRL în activitățile acestora;
- contactarea Clientului/altei persoane vizate prin intermediul mijloacelor de comunicare cu scopul de a-i aduce la cunoștință/notifica informații despre produsele contractate (de ex. expirare termen, neîndeplinire obligații, modificare/completare caracteristici, costuri, funcționalități, beneficii);
- furnizarea de servicii suport pentru solicitările Clientului/persoanei vizate (de ex. informații adiționale despre produse, actualizarea unora din datele de identificare, soluționarea cererilor, reclamațiilor și a petițiilor fomulate), atât în locațiile fizice ale SC COMARD PALARD SRL, cât și prin intermediul mijloacelor de comunicare (telefon/email/poștă);
- crearea sau analizarea de profiluri pentru îmbunătățirea produselor/serviciilor, pentru promovarea personalizată/generală, pentru efectuarea de activități de marketing direct prin intermediul oricăror mijloace de comunicare (telefon/email/poștă/fax/sms sau a unor reclame adresate în mod direct și
specific unei anumite persoane) în cazul în care Clientul a acceptat aceasta;
- efectuarea de analize interne (incluzând analize statistice), atât cu privire la produse/servicii, cât și cu privire la portofoliul de clienți;
- arhivarea atât în format fizic cât și electronic a documentelor;
- soluționarea litigiilor, investigațiilor sau oricăror alte petiții/plângeri/solicitări la care SC COMARD PALARD SRL este parte;
- pentru îndeplinirea obligațiilor legale (întocmirea actelor salariale, raportarea la instituțiile publice îndreptățite).
6. În ce temeiuri prelucrează SC COMARD PALARD SRL date cu caracter personal?
SC COMARD PALARD SRL prelucrează datele cu caracter personal în scopurile menționate mai sus, în baza următoarelor temeiuri:
- în baza consimțământului Clientului, acordat în mod explicit;
- pentru executarea unui contract la care Clientul/persoana vizată este parte (furnizarea de servicii), pentru a face demersuri pre-contractuale la cererea Clientului sau pentru a furniza Clientului informații despre produsele și serviciile oferite de SC COMARD PALARD SRL;
- în baza unei obligații legale aflate în sarcina SC COMARD PALARD SRL (de ex. identificarea și prevenirea fraudelor);
- în baza interesului legitim al SC COMARD PALARD SRL (de ex. centralizarea operațiunilor, funcționarea unei baze de date interne, îndeplinirea operațiunilor curente pentru desfășurarea activităților, dezvoltarea și îmbunătățirea serviciilor, asigurarea unui nivel ridicat de securitate atât la nivelul sistemelor informatice, cât și la nivelul locațiilor fizice, în special în ceea ce privește descoperirea și minimizarea riscurilor ce pot afecta SC COMARD PALARD SRL).
7. Care sunt consecințele refuzului de a comunica datele personale?
Prelucrarea datelor cu caracter personal solicitate de către SC COMARD PALARD SRL prin formulare/alte canale de comunicare este obligatorie, cu excepția cazului în care prelucrarea se întemeiază doar pe acordul Clientului. În acest caz, Clientul va fi informat că furnizarea datelor, respectiv a acordului, este opțională. În celelalte cazuri, refuzul va determina imposibilitatea furnizării de servicii sau produse de către SC COMARD PALARD SRL.
8. Cine sunt destinatarii datelor cu caracter personal prelucrate de SC COMARD PALARD SRL?
Destinatarii datelor pot fi:
- furnizori de servicii: servicii IT (mentenanță, dezvoltare software), arhivare în format fizic/electronic, curierat, furnizori de servicii de marketing, de monitorizare a traficului și comportamentului utilizatorilor;
- furnizori de servicii de contabilitate;
- autorități publice centrale și/sau locale.
- furnizori de servicii de management;
- furnizori de servicii medicale sau protectia muncii;
- persoane autorizate de operator care prelucreaza date in numele operatorului;
9. Cui și în ce condiții vom transfera datele clienților către o țară terță sau o organizație internațională?
Ca urmare a activităților prestate de SC COMARD PALARD SRL este posibil ca datele care identifică realizarea unui serviciu sa parvină unor parteneri contractractuali aflați în țări din spațiul UE.
10. Cât timp sunt prelucrate și stocate datele cu caracter personal?
În vederea realizării scopurilor sus-menționate, datele cu caracter personal vor fi prelucrate de către SC COMARD PALARD SRL pe tot parcursul relației contractuale și după finalizarea acesteia, în vederea conformării legale aplicabile în domeniu, inclusiv, dar fară limitare, la dispozițiile în materia arhivării.
11. Securitatea datelor cu caracter personal
Lucrăm din greu pentru a proteja clienții noștri, alte persoane ale căror date le prelucrăm şi pe noi înşine de accesul neautorizat şi de modificarea, divulgarea sau distrugerea neautorizata ale datelor pe care le prelucrăm.
În special, am implementat următoarele măsuri tehnice și organizatorice de asigurare a securității datelor cu caracter personal:
Politici dedicate.
Adoptăm și ne revizuim practicile și politicile de prelucrare a datelor clienților noștri și ale altor persoane, inclusiv măsurile fizice și electronice de securitate, pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat și alte posibile amenințări la securitatea acestora. Verificăm constant modul în care aplicăm propriile politici de protecţie a datelor cu caracter personal şi în care respectăm legislaţia protecţiei datelor.
Minimizarea datelor.
Ne-am asigurat că datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt limitate la cele care sunt necesare, adecvate și relevante pentru scopurile declarate în această notă.
Restrângerea accesului la date.
Restrângem cu strictețe accesul la datele cu caracter personal pe care le prelucrăm la angajații, colaboratorii și alte persoane care nevoie să le acceseze pentru a le putea prelucra pentru noi. Toate aceste companii și persoane fizice sunt supuse unor obligații stricte de confidențialitate și nu vom ezita să îi tragem la răspundere și să încetăm colaborarea cu ei în cazul în care nu tratează protecția datelor dumneavoastră și ale altor persoane cu maximă seriozitate.
Măsuri tehnice specifice.

În cadrul SC COMARD PALARD SRL utilizăm tehnologii care să asigure clienții noștri și alte persoane că securitatea datelor lor este protejată.
Controlul furnizorilor noştri de servicii. Introducem în contractele cu cei care prelucrează pentru noi (persoane împuternicite) sau împreună cu noi (alţi operatori – operatori asociaţi) clauze pentru asigurarea protecţiei datelor pe care le prelucrăm; această protecţie merge cel puţin până la minimul impus de legislaţie.
Deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavostră, SC COMARD PALARD SRL nu poate garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. În cazul nefericit și puțin probabil în care o asƞel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.
12. Care sunt drepturile persoanelor vizate și cum pot fi exercitate?
Persoana vizată are urmatoarele drepturi:
- Dreptul la informare - dreptul de a primi informații detaliate privind activitățile de prelucrare efectuate de SC COMARD PALARD SRL, conform celor prevăzute în prezentul document;
- Dreptul de acces - poate solicita și obține confirmarea faptului că datele sale cu caracter personal sunt prelucrate sau nu de către SC COMARD PALARD SRL, iar în caz afirmativ poate solicita accesul la acestea, precum și anumite informații. La cerere, SC COMARD PALARD SRL va elibera și o copie a datelor cu caracter personal prelucrat, copiile suplimentare putând fi tarifate în funcție de costurile
efective ale SC COMARD PALARD SRL;
- Dreptul la rectificare – dreptul de a obține rectificarea datelor cu caracter personal inexacte și completarea celor incomplete;
- Dreptul la ștergerea datelor (”dreptul de a fi uitat”) – în situațiile reglementate expres de lege (în special în cazul retragerii consimțământului sau în cazul în care se constată că prelucrarea datelor cu caracter personal nu a fost legală), persoana vizată poate obține ștergerea respectivelor date.
Urmare a unei astfel de solicitări, SC COMARD PALARD SRL poate să anonimizeze datele, lipsindu-le de caracterul personal și să continue astfel prelucrarea în scopuri statistice;
- Dreptul la restricționarea prelucrării – în situațiile reglementate expres de lege (în special în cazul în care se contestă exactitatea respectivelor date pe perioada necesară pentru determinarea acestei inexactități sau în cazul în care prelucrarea este ilegală, și nu se dorește ștergerea datelor, ci doar restricționarea);
- Dreptul de opoziție – se poate opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în care se află, prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim al SC COMARD PALARD SRL (inclusiv creării de profiluri) sau realizate în exercițiul unui interes public sau al unei autorizări cu care este investită SC COMARD PALARD SRL;
- Dreptul la portabilitatea datelor - poate primi datele cu caracter personal într-un format structurat, care poate fi citit automat, sau poate solicita ca respectivele date să fie transmise altui operator.
Acest drept este aplicabil numai: (i) pentru datele cu caracter personal furnizate de către Client SC COMARD PALARD SRL, (ii) dacă prelucrarea datelor cu caracter personal este realizată prin mijloace automate și (iii) dacă prelucrarea are ca temei legal fie executarea unui contract, fie consimțământul persoanei vizate;
- Dreptul de a depune plângere - poate depune plângere față de modalitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal de către SC COMARD PALARD SRL la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal;
- Dreptul de retragere a consimțământului – în cazurile în care prelucrarea se întemeiază pe consimțământ, acesta poate fi retras oricând. Retragerea consimțământului va avea efecte doar pentru viitor, prelucrarea efectuată anterior retragerii rămânând în continuare valabilă;
- Drepturi suplimentare aferente deciziilor automate utilizate în procesul de furnizare a serviciilor și produselor SC COMARD PALARD SRL – în cazul în care SC COMARD PALARD SRL ia decizii automate în legătură cu datele cu caracter personal, persoana vizată poate (i) cere și obține intervenția umană cu privire la respectiva prelucrare, (ii) își poate exprima punctul de vedere cu
privire la respectiva prelucrare și (c) contesta decizia.
Clientul poate exercita aceste drepturi fie individual, fie cumulat, prin transmiterea unei cereri scrise, datate și semnate, la sediul SC COMARD PALARD SRL Arad, sau prin Email: office@comardpalard.ro.
13. Inexistența unui proces decizional automatizat
Respectul nostru pentru datele dumneavoastră include faptul că le acordăm atenția umană necesară, prin intermediul personalului nostru. În condiţiile actuale, în calitate de utilizator al serviciilor noastre, nu veți face obiectul unei decizii a noastre bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră (inclusiv crearea de profiluri) care să producă efecte juridice cu privire la dumneavoastră sau care să vă afecteze într-un mod similar într-o măsură semnificativă.
14.Modificările acestei note de informare
Este posibil să modificăm această notă din când în când. În asƞel de cazuri, vă vom informa în avans şi nu vom reduce drepturile pe care le aveți cu privire la datele dumneavoastră prin modificările pe care le-am putea aduce acestei note.
15. Ce semnifică termenii pe care i-am folosit în acest document
Autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal: o autoritate publică independentă care, potrivit legii, are atribuţii referitoare la supravegherea respectării legislaţiei protecţiei datelor cu caracter personal. În România, această autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal este Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).
Categorii speciale de date cu caracter personal (date cu caracter personal sensibile/ date sensibile):
datele cu caracter personal care: dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenența la sindicate; datele genetice; datele biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice; datele privind sănătatea, viața sexuală sau orientarea sexuală a unei persoane fizice.
Colaboratori: persoane fizice sau juridice care au încheiat un contract de colaborare cu noi și care prestează servicii clienților noștri.
Date cu caracter personal: orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (denumită „persoană vizată”). O persoană fizică este identificabilă dacă poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, de exemplu: nume, număr de identificare, date de localizare, identificator online, unul/mai multe elemente specifice, proprii identității fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale a respectivei persoane.
Astfel, de exemplu, în noțiunea de date cu caracter personal sunt incluse următoarele: numele și prenumele; adresa de domiciliu sau de reședință; adresa de email; numărul de telefon; codul numeric personal (CNP); diagnosticul stabilit (sunt date sensibile); date genetice (sunt date sensibile); date bimoetrice (sunt date sensibile); date de geolocație. Categoriile de date cu caracter personal despre
dumneavoastră pe care le prelucrăm sunt enumerate mai sus.
Operator: persoana fizică sau juridică care decide de ce (în ce scop) şi cum (prin ce mijloace) sunt prelucrate datele cu caracter personal. Potrivit legii, răspunderea pentru respectarea legislaţiei referitoare la datele cu caracter personal revine în primul rând operatorului. În relația cu dumneavoastră, noi suntem operatorul, iar dumneavoastră sunteți persoana vizată.
Persoană împuternicită: orice persoană fizică sau juridică care prelucrează date cu caracter personal în numele operatorului, alta decât angajaţii operatorului.
Persoană vizată: persoana fizică la care se referă (căreia îi „aparțin”) anumite date cu caracter personal. În relația cu noi (operatorul), dumneavoastră sunteți persoana vizată.
Prelucrare a datelor cu caracter personal: orice operațiune/set de operațiuni efectuată/efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea mijloacelor automatizate; de exemplu: colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere,
diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea respectivelor date cu caracter personal/seturi de date cu caracter personal.
Acestea sunt doar exemple. Practic, prelucrarea înseamnă orice operaţiune asupra datelor cu caracter personal, indiferent dacă prin mijloace automate sau manuale.
Stat terț: un stat din afara Uniunii Europene și a Spațiului Economic European.
Declarație de conformitate
SC COMARD PALARD SRL declară pe proprie răspundere că a luat toate măsurile pe care le-a considerat necesare cu scopul conformării cu instrucțiunile Regulamentului EU 2016/679 (GDPR) privind colectarea, utilizarea și stocarea datelor personale în țările membre ale Uniunii Europene.
SC COMARD PALARD SRL certifică faptul că aderă la cerințele de notificare, opțiune, transfer, securitate și integritate a datelor, acces și punere în aplicare ale instrucțiunilor Regulamentului EU 2016/679 (GDPR) privind colectarea, utilizarea și stocarea datelor personale în țările membre ale Uniunii Europene.